Sisu
- 01. Muutke see asjakohaseks
- 02. Saage ajastus õige
- 03. Eristage oma sündmust
- 04. Pange oma kõnelejad hoolikalt ette
- 05. Valige oma platvorm targalt
- 06. Kaaluge eriteenuseid
- 07. Pange osalejad end seotuna tundma
- 08. Tuleta inimestele meelde, et see juhtub
- 09. Oodake tehnilisi väljakutseid
- 10. Looge seltskondlik õhkkond
Viimase paari nädala jooksul on paljud tühistatud üritused kontsertidest konverentsideni asendatud virtuaalsete üritustega. Ja selle käigus saavad paljud aru, et veebis toimuvate sündmuste teisaldamine ei tähenda ainult kahju kontrollimist; see toob tegelikult kaasa omaette eelised.
"Alustuseks võib katvus olla palju suurem," märgib Olga de Giovanni, globaalne PR- ja kommunikatsioonijuht turundus- ja meediakonsultatsioonide alal Ebiquity. "Näiteks meie esialgsed veebiseminarid meelitasid viis kuni kümme korda rohkem osalejaid, kui tavaliselt saime, ja jõudsime ka rahvusvahelise publikuni."
Bullhorni globaalse kommunikatsiooni asepresident Vinda Souza on vaimustuses ka virtuaalsete sündmuste võimalustest. "See, et kohalviibimisele pole praktiliselt mingit takistust, välja arvatud Interneti-ühendus, tähendab, et võime kutsuda palju rohkem inimesi," ütleb ta. "Nüüd saavad kohal käia need, kes ei saaks muidu endale lubada reisimist, arvutist eemal olemist, üleöö lahkumist ja perest eemalolekut või kellel on liikumisprobleeme."
Kuidas siis oma üritus edukaks muuta? Selles artiklis kogume parimad nõuanded nii veteranidelt kui ka hiljuti erakonnaga liitunutelt.
01. Muutke see asjakohaseks
Esimene punkt võib olla ilmne, kuid väärib märkimist: iga teie korraldatav üritus peab võtma arvesse kummalisi asjaolusid, kuhu me kõik praegu satume. Tüüpilise näite pakub turundusagentuuri Journey Next strateegiadirektor Dan Peden. "Järgmise paari kuu jooksul oli meil Manchesteris, Leedsis ja Londonis kavandatud mitmeid kaubamärgile suunatud üritusi, kuid pidime need täielikult ümber mõtlema," ütleb ta.
"Pole mõtet pakkuda nõu, et brändid ei saaks praeguses kliimas tegutseda," põhjendab ta. „Nii keskendus meie esimene veebitulemuste turunduse meistriklass hoopis sellele, kuidas aitame juhtivatel kaubamärkidel Covid19 kriisis navigeerida. See kukkus tõesti hästi ja meil on järgmiseks paariks kuuks rohkem plaanis. "
Sarnase loo räägib kommunikatsioonibüroo HeyHuman tegevjuht Neil Davidson. "Inimesed suunduvad tippveebiseminari poole," ütleb ta. "Nii et kui korraldasime oma viimase veebiürituse, mis asendas näost näkku sündmuse, mis oli meil päevikus alates aasta algusest, oli meie esimene küsimus:" Kas sisu on praegu rakendatav ja kas see on tulevik -agazing? "Kui ei, siis ärge häirige; lisate lihtsalt kuhja. Nii keskendus meie üritus sellele, kuidas neuroteadus aitab brändidel pandeemia ajal ja pärast seda klientidega suhelda. Seda said kõik kaubamärgid, olenemata sellest, millises positsioonis nad on, õppida. "
See ei tähenda muidugi, et iga virtuaalne sündmus peab puudutama pandeemiat ja selle mõju ühiskonnale; lihtsalt, et ta peab seda arvestama. Näiteks ei lahenda veebipõhise muusikafestivali korraldamine inimeste muret Covid-19 pärast, küll aga lahendatakse nende meelelahutusvajadus ja tähelepanu hajumine.
02. Saage ajastus õige
Kui kaua peaks teie üritus kestma? Muidugi sõltub see kontekstist ja publikust, kuid üldiselt on tund hea palliväljak, mille poole püüelda, ütleb Liberty Marketingi PPC spetsialist Rob Dennis: "Veel kauem ja inimesed hakkavad huvi kaotama," ütleb ta .
Kui korraldate mitut üritust, peaksite varsti tundma, kui kaua teie publiku tähelepanu kestab. "Meie esimene meistriklass oli 60 minutit pikk ja kõnelesid kolm erinevat esinejat," ütleb Dan Peden. "Kuid inimeste huvides hoidmiseks arvame nüüd, et kõige parem on hoida sündmused umbes 30 minutiga. Edasi liikudes teeme fokusseeritumaid üritusi ainult ühe kõnelejaga. "
Emma Robson on sündmuste juht ettevõttes Ingenuity London, mis käivitas hiljuti kaubamärkide ja agentuuride veebiürituse Virtual Connect. Ta soovitab: „Hoidke üksikud sessioonid kokkuvõtlikult: kõik, mis on pikem kui tund, võib veidi lohistada. Arvutiekraani vaatamine ei ole sama, mis kedagi lihas näha, nii et võtke arvesse tähelepanu ulatust. "
Mõelge ka hoolikalt läbi, millal teie üritus algab. "Näiteks võib kõik, mis on liiga lõunasöögilähedane, kutsuda esile väikese lapse viha, nii et andke lõunasöögi mõlemale poolele piisavalt aega, et inimesed saaksid oma töösse sisse elada," soovitab Emma.
03. Eristage oma sündmust
Kuigi soovite, et teie sündmus oleks ajakohane, ärge kopeerige lihtsalt seda, mida teised teevad. "Näiteks Coldplay Chris Martini otseülekanne oma elutoast ja nüüd teevad kõik elutuba," ütleb Alex Wilson, brändikogemuste agentuuri Amplify sisujuht. "Mõelge selle asemel, kuidas saaksite eristada" sama seina ". See, kuidas te seda teete, on sama mis varem: toetuge oma vaatajaskonna teadmistele, otsige probleemile parimat lahendust ja olge loominguliselt julge, tagamaks, et juhite eestpoolt. "
Defected Recordsi ärijuht James Kirkham ajab samasugust joont. "Ei piisa ainult voogedastamisest ja eeldusest, et jõuate läbi; võistlevaid üritusi on liiga palju," osutab ta. "Nii et mõelge oma ainulaadsusele, edastage oma olemuse olemus ja leidke viis et saada vaadatavatega ülipersonaalne. Näiteks, kui korraldame oma virtuaalse muusika festivali, lõime kodus jälgivatele ja tantsivatele inimestele kodukorra, mis aitab edasi anda brändi vaimu ja lisada kiht, mis pani selle tundma end tõeliselt Defekteeritud sündmusena. "
04. Pange oma kõnelejad hoolikalt ette
Kui teie üritus hõlmab kõnelusi, siis ärge arvake, et vajate ainult kõnelejate ja teemade valimist. Ikka peate neid esinejaid hoolikalt teavitama; tegelikult isegi rohkem kui füüsilise sündmuse puhul.
See on turundus-, loome- ja kirjastussektori regulaarsete ürituste korraldaja World Media Groupi direktori Belinda Barkeri nõuanne. Grupp korraldas hiljuti oma esimese virtuaalse ürituse; veebiseminar kümne valdkonna eksperdiga, kus arutatakse, kas reklaam on kriisi ajal sobilik. "Veebiseminaril ei toimu otseülekande loomulikku voolu, seega on ülioluline hoida esinejad lühidalt ja täpselt," soovitab ta. "Näiteks soovitaksin Q & A seansside jaoks mõned küsimused eelnevalt skriptida, et veenduge, et kõnelejad oleksid neist teadlikud ja neile täielikult ette valmistatud. Ja pidage meeles, et virtuaalne vaatajaskond on palju karmim kriitik, sest rakenduse on palju lihtsam välja lülitada kui inimestest täis toast välja kõndida. "
Kuna inimesed oskavad füüsilistel üritustel hästi rääkida, ärge eeldage, et need oskused on koheselt tõlgitavad. "Liiga sageli on ekslik veendumus, et inimesed õpivad osmoosi kaudu otseülekandeid tegema," ütleb Econsultancy tegevdirektor Richard Robinson. "See ohtlik vale sarnaneb palvega laval näitlejate armeel, kes tavaliselt toita publikut ja ruumi energiat, astuda sujuvalt filmivõtetele ja filmida Oscari võitnud film."
Igaüks, kes on virtuaalsetel üritustel rääkinud, peab proovima, harjutama ja uuesti proovima, rõhutab ta. Kui see hõlmab ka teid, peate tegema järgmist: "Valdage tehnikat, veenduge, et valdaksite platvormi ja arvutit, kust see töötab. Leidke esitamiseks stabiilne ja vaikne piirkond ning arvestage ootamatustega nagu teised inimesed elate oma leibkonnas, eriti lapsed ja loomad, kes ei vangi. Lõpuks olge teadlik oma žestide jõust: silmade, kulmude pööramisest ja muudest maneeridest, mis võivad teie sünnitust kahjustada. "
"Kõik ei tea, kuidas FaceTime'i kasutada ja kuidas end raamidesse panna," lisab Jon Pearson, kes on hiljuti pidanud virtuaalset komöödiaõhtut Comedy Virtually LIVE. "Nii et ma soovitaksin inimestel otse kaamera objektiivist alla vaadata, isegi kui nad on videokõnes, sest te näete ekraanil imelik."
05. Valige oma platvorm targalt
Mis puutub tarkvarasse, siis saate oma virtuaalse sündmuse korraldamiseks kasutada valikut, nagu näete meie sõsarsaidi kokkuvõttes parimatest videokonverentsiteenustest. Kuidas aga nende vahel valida?
"Enne kui otsustate oma virtuaalse sündmuse jaoks riiulil oleva tehnilise platvormi üle valida, pöörake tähelepanu oma kasutajatele ja seadmetele, mida nad kõige tõenäolisemalt kasutavad," soovitab kogemuste agentuuri Avantgarde digitaaldirektor Jason Anderson. "Kõik tehnilised lahendused ei mängi mobiiltelefonides nii hästi ja mõned sobivad pigem mitteametlikeks sõprade kogunemisteks kui korporatiivseteks üritusteks. Privaatsus ja andmeturve on olulised: hiljutised probleemid Zoomiga ning selle nähtamatu andmete jagamine Facebooki ja teistega on suurepärane näide. Veenduge, et valitud platvormid vastavad teie turvalisuse, GDPR-i ja andmenõuetele. "
Lisaks ametlikele videokonverentsi tööriistadele võivad sotsiaalse meedia platvormid pakkuda ka suurepärast platvormi virtuaalsete sündmuste korraldamiseks. Näiteks Erica Freas of Specialist Subject Records koordineeris viimase kuu jooksul Instagrami lugude kaudu virtuaalseid kontserte teisipäeviti. "Meil on sõltuvalt ansamblist olnud 150–5000 vaatajat ja see on olnud muusikakogukonnale tõeliselt kena proovikivi," ütleb ta.
Ettevõte valis Instagrami lugude valiku, kuna see oli ürituse korraldamiseks viimasel hetkel kõige lihtsam ja madalama barjääriga viis, selgitab ta. „YouTube Live nõuab kinnitamist ja keegi meist ei kasuta Twitchi. Vaatasime rakendusi, mis võimaldavad teil mitmest saidist korraga voogesitada, kuid need maksavad raha. Instagram Live oli miski, millele meil oli juba juurdepääs, ja see hoiatab teie järgijaid, et olete voogu alustanud, nii et see köidab rohkem inimesi kui neid, kes eelseisvale sündmusele tähelepanu pöörasid.
"Kui me nägime aega, et saame esinejad oma kontole lasta ja kõik saavad voogesituse kaudu edasi liikuda, siis teadsime, et oleme sellega hakkama saanud," lisab Erica. "Nii lõbus ja sujuv on, kui muusik saabub pärast seda, kui muusik ilmub sisse meie voog. Negatiivne külg on see, et vaatamiseks peab teil olema Instagrami konto, kuid need on tasuta. Mul on käputäis sõpru, mõned 60–70-aastased, kes laadisid rakenduse alla vaid selleks, et saatesse tulla. ”
06. Kaaluge eriteenuseid
Kuigi on palju tasuta teenuseid, võite leida, et tasub maksta platvormi eest, mis muudab teie ürituse välimuse ja professionaalsemaks. Näiteks plaanib Imagen end oma B-kampaania kaudu müüa valmislahendusena sisu edastamiseks registreeritud osalejatele veebis ürituste tühistamise tagajärjel. Ühine turukorraldus Helen Aboagye toob välja mõned eelised.
"Peatsete sündmuste jaoks on paljud videovarad, skriptid ja esitlused juba valmis," ütleb ta. „Imageni platvorm pakub võimalust kohe luua kaubamärgiga portaal videoesitluste, intervjuude ja klippide majutamiseks, mis võimaldab teil neid varasid oma virtuaalsete sündmuste jaoks hõlpsalt ümber kasutada. Juurdepääsu sellele sisule saab kontrollida väga üksikasjalikult, nii et VIP-id või sponsorid saavad kasutada esmaklassilist sisu, mis on näiteks tavalistele delegaatidele nähtamatu. Lisaks on platvorm brauseripõhine, seega saavad osaleda kõik töölauaga külastajad, samal ajal kui kõik esinejad või kaastöölised saavad varasid heakskiitmiseks üles laadida ka igast arvutist. "
Vahepeal turustab Hopin ennast veebiürituste platvormina, mis võimaldab osalejatel omavahel õppida, suhelda ja üksteisega suhelda. "Sisu on vaid pool heast ürituse kogemusest, seosed on teine pool," ütleb asutaja Johnny Bourfarhat. „Veebisündmuse võrguühenduseta sündmuse kordamiseks peab olema võimalus kohtuda uute inimestega. Hopin teeb seda koos võrgukoosolekute automatiseeritud üks-ühele sobitamise süsteemiga, nagu näiteks Facetime'i vestlus.
"Kõnelejatel võib teie osalejatega kontrollitult edasi-tagasi liikuda," lisab ta. "Me teeme seda modereeritud seansside kaudu. Ja selleks, et inimesed ei tunneks end rahva hulka kadunuks ja huvi kaotaks, saate luua erinevad ruumid, kus nad saavad kohtuda inimestega neile meelepärasel viisil, olgu see siis ringhääling, üks ühele või rühm. "
07. Pange osalejad end seotuna tundma
Õige sisu esitamine on ainult üks osa teie sündmusest. Kui kõik, mida teete, on sisu voogesitus ühes suunas, pole inimestel reaalset stiimulit vaatamist jätkata, seega peate leidma viisid, kuidas inimesi kaasata ja kaasata.
Dave Bradley (Steel Media) soovis seda jätkata, kui ta korraldas hiljuti juunis taas toimuva mängutööstuse virtuaalse ürituse Pocket Gamer Connects Digital # 1. "Meie otsekonverentsid on tuntud kohtumiste ja äritegemise kohtade poolest, mistõttu tahtsime seda jätkata virtuaalses ürituses nii hästi kui võimalik," selgitab ta. "Meie kasutatud" koosolekute "süsteem võimaldab teil otsida inimesi nende töö või otsitava põhjal - näiteks mängude arendaja, kes vajab väljaandjat - saata neile sõnum ja ajastada automaatselt a Suumkõne.
"On tõendeid, et seda funktsiooni on palju kasutatud," lisab ta. "Näeme, et sõna otseses mõttes korraldati päevas sadu kohtumisi - kokku tuhandeid kogu nädala jooksul. Julgustame inimesi meie üritustel kohtuma kõigi meie turundushüüdude kaudu ja see sündmus ei erinenud. Üks asi oli ka koosolekute süsteem include on Digital Expo. Näitusesaali asendamiseks oma kabiinide ja laudadega lõime ruumi, kuhu inimesed saavad postitada portfellitükke, linke mängutreileritele, oma töö näidiseid, teenuste kirjeldusi ja nii edasi. See osutus olema väga populaarne, seal on avaldatud üle 200 kuvalehe. "
Ärge unustage ka sotsiaalmeediat. "Sotsiaalne tegevus võib olla isiklike sündmuste peamine aspekt ja olla sama kasulik ka virtuaalsete sündmuste jaoks: peate lihtsalt oma lähenemisviisi vastavalt sellele kohandama," ütleb Corie Leaman, ConnectWise'i IT-riikide ürituste direktor. "Nii et meie puhul loome ikkagi räsimärke ja otsime viise, kuidas oma publikuga suhelda, kuid nüüd küsime erinevaid küsimusi - osalejate vaadete, asukohtade ja lõunasöökide kohta -, sest teame, et see julgustab kaasama. Samuti on oluline leida spetsiaalne moderaator ja platvorm, mis toetab vestlust ja küsimusi ja vastuseid, et teie moderaator saaks vestlust juhtida ja keskenduda kõnelejate ja osalejate vahel teabe edastamisele. "
Samal ajal ütleb Erica Freas, et virtuaalsete kontsertide publikupartnerite vahelise suhtlemise julgustamine on Instagramis loomulikult toimunud. "Alati, kui keegi uus liitub meie veebikontsertide voogudega, ilmub kerivatesse kommentaaridesse nende Instagrami käepide, nii et saate palju tunnustust ja vestlust, nagu ka tõelisel näitusel," selgitab ta. "Me ei näe üksteise nägusid, kuid saame kogu platvormil üksteisega rääkida, üksteist tervitada, nalja visata ja küsimusi esitada."
08. Tuleta inimestele meelde, et see juhtub
Arvestades praegu toimuvate virtuaalsete sündmuste paljusust, on inimestel lihtne unustada, et nad on selleks registreerunud. Nii et ärge võtke midagi enesestmõistetavaks, ütleb Jason Anderson. "Ärge unustage sündmuseelset ja -järgset suhtlust," ütleb ta. "Peate ikkagi oma publikut ürituseelse turundusega siduma, et tagada nende registreerumine ja tegelik ilmumine, samas kui sündmustejärgne analüüs hindete kaudu, näiteks NPS, võib pakkuda suurepärast tagasisidet ja ülevaadet."
09. Oodake tehnilisi väljakutseid
Tehnilised probleemid on iga virtuaalse sündmuse jaoks halb probleem ja need tekivad praegusel ajal ainult suurema tõenäosusega, kui lairibavõrgule esitatakse enneolematud nõudmised. "Tõrkeid võib alati tekkida, nii et olge valmis," ütleb Emma Robson. „Näiteks saime teada, et meie platvormi valikul ei saa korraldada kahte erinevat üritust või koosolekut korraga. See tähendas meeletut kõnet meie agentuuri valikujuhile, et ta saaks oma kohtumise teisele platvormile viia ja me saaksime oma üritust alustada. Wifi on ka kuulsalt temperamentne, seega on kasulik, kui mõni teine meeskonna liige on ooterežiimis, et hüpata, kui teie signaal vaibub. Kui see juhtus minu kolleegiga, pidin end võõrustajana tagasi võtma ja ajutiselt üle võtma. ”
Samuti ärge arvake, et osavõtjad on videokonverentsitehnoloogia kasutamises hästi kursis: see võib olla esimene kord, kui nad seda kasutavad. "Nii et kui on olemas valik" Vaigista kõik ", veenduge, et see oleks inimeste liitumisel aktiveeritud," lisab Emma. "See aitab vältida segadust inimeste omavahelises vestluses ja luua sujuvama protsessi." Rob Dennis lisab: "Kui kasutate ekraani jagamist, nagu ma pidin tegema, siis veenduge, et teie sülearvuti oleks režiimis Mitte segada, nii et te ei saaks ekraani jagamise ajal märguandeid!"
Oluline on mõista ka virtuaalse sündmuse piiranguid. Näiteks märgib Jon Pearson filmist Comedy Virtually LIVE, et "Ajastamine on hädavajalik ja igasugune internetis viibimine rikub punchline'e." Erica on samamoodi õppinud, et „Lauljad ei saa duetida ühises voos: viivitus on talumatu.”
Samuti tasub endalt küsida: kas mul on tegelikult vaja videot? "Meie ürituse jaoks leidsime, et on loomulikum video välja lülitada, kui me minema hakkame," ütleb transformatiivse kommunikatsioonibüroo HeyHumani tegevjuht Neil Davidson. "Alustuseks pole see füüsiline publik, seega keskendusime suurepärastele slaididele: nad peaks olema hästi kujundatud ja terav, mitte animeeritud. Mind on põletanud liiga palju kohmakaid koduseid WiFi-ühendusi! "
10. Looge seltskondlik õhkkond
Enamik neist näpunäidetest on keskendunud avalikkusele suunatud üritustele, kuid kuidas on lood kolleegide jaoks sotsiaalsete ürituste korraldamisega veebis? Kuna meil kõigil on kodus kaugtöö tegemine takerdunud, võib jookide ja vestluste jaoks kokkutulek olla hindamatu viis moraali ja motivatsiooni hoidmiseks.
Kuid võib olla keeruline korraldada grupivestlust, mis tundub vähem kohtumise ja pigem sotsiaalse üritusena. "Nii et kaaluge ka tegevuste kaasamist, mis kõiki kaasaks," soovitab Gallium Venturesi asutaja Heather Delaney. "Mängud meeskondadele võivad olla hea viis hoida lõbusat ja järjepidevat voolu, hoides töötajaid ühenduses, ilma et see tunduks ebamugava konverentskõnena."
Ta lisab: „Tore on määrata oma sisemise ürituse algus- ja lõppaeg, et hilisel saabumisel oleks aken, millal nad võisid paadist maha jääda. Ilmselt on virtuaalsetel jookidel koos sõprade või kolleegidega tõenäoline, et need lähevad üle kalendrikutsetest, kuid vähemalt pakute varasemate kohustustega inimestele väljapääsu ilma kontrollita. "
